Rapport d'évaluation de la conformité

Table des matières

• Résumé
• Aperçu de la fonction de conformité du CAL
• Objectifs de l’évaluation
• Portée et méthodes de l’évaluation
• Fonction de conformité du CAL –Contexte opérationnel
• Première constatation: La situation actuelle en matière de dotation nuit à l’efficience et à la rapidité de la fonction de conformité
• Deuxième constatation: Les mesures nécessaires ont été prises pour optimiser l’efficience de la fonction de conformité
• Conclusions générales
• Recommandations

Résumé

L’objectif de l’évaluation était d’examiner le lien entre la fonction de conformité et les obligations du Commissariat au lobbying du Canada (CAL) selon lesquelles il doit assurer le respect de la Loi sur le lobbying et du Code de déontologie des lobbyistes, tout particulièrement en ce qui concerne:

• les processus, les procédures, les outils et les documents d’orientation mis en place pour appuyer la fonction de conformité;
• l’approche attestée servant à exercer les activités de manière cohérente, responsable et reproductible;
• la capacité du programme à atteindre son but, consistant à satisfaire à l’objectif de la Loi.

Contexte

• L’évaluation nécessite d’exécuter des travaux qui sont fondés sur les connaissances et qui reposent sur l’expérience, l’expertise et les analyses.
• Ces travaux sont réalisés par une équipe composée de sept employés et dirigée par un directeur.
• Des six enquêteurs de l’équipe, trois sont actuellement en congé de maternité.

Conclusions

1. L’efficience et la rapidité de la fonction de conformité seraient meilleures si tous les employés étaient présents. Des activités de recrutement sont en cours.
2. Les processus et la culture de la fonction de conformité du CAL favorisent l’efficience et la rapidité. Des mesures ont été prises pour veiller à ce que les processus soient définis, compris, cohérents et reproductibles. La capacité de la fonction semble être suffisante pour que les employés exercent les activités normales à un rythme stable.

Aucune recommandation concernant l’efficience et la rapidité de la Direction de la conformité n’a été formulée à la suite de cette évaluation. Lorsque tous les employés sont présents, la Direction dispose des processus, des procédures, des directiveset des outils nécessaires pour exercer ses activités efficacement et rapidement.

Aperçu de la fonction de conformité du CAL

Le commissaire au lobbying veille à ce que les activités de lobbying soient transparentes et éthiques en administrant la Loi sur le lobbying et le Code de déontologie des lobbyistes.

Les responsabilités du CAL comprennent :

• la tenue d’un registre consultable des informations rapportées par les lobbyistes;
• la sensibilisation des parties prenantes;
• la vérification de la conformité des lobbyistes aux exigences.

Pour veiller à ce que les déclarants, les lobbyistes et les anciens titulaires d’une charge publique s’acquittent de leurs obligations, la Direction de la conformité exerce des activités visant à assurer le respect de la Loi sur le lobbying et du Code de déontologie des lobbyistes. Il incombe au commissaire de décider si une enquête sera menée ou si un dossier sera acheminé à un agent de la paix.

La Loi exige que le commissaire fasse enquête lorsqu’il a des raisons de croire qu’une enquête est nécessaire au contrôle d’application du Code ou de la Loi.

Objectifs de l’évaluation

Le plan de vérification et d’évaluation2023-2024 du CAL comprenait une évaluation de la fonction de conformité. Il s’agit de la première évaluation de la fonction de conformité.

L’objectif de l’évaluation était d’examiner le lien entre la fonction de conformité et les obligations du CAL selon lesquelles il doit assurer le respect de la Loi sur le lobbying et du Code de déontologie des lobbyistes, tout particulièrement en ce qui concerne:

• les processus, les procédures, les outils et les documents d’orientation mis en place pour appuyer la fonction de conformité;
• l’approche attestée servant à exercer les activités de manière cohérente, responsable et reproductible;
• la capacité du programme à atteindre son but, consistant à satisfaire à l’objectif de la Loi.

L’efficacité de la fonction de conformité n’a pas été examinée dans le cadre de l’évaluation.

Portée et méthodes de l’évaluation

Portée: La portée de l’évaluation comprenait les parties de la fonction de conformité responsables d’examiner les demandes d’exemption et d’effectuer les vérifications, les évaluations de la conformité ainsi que les évaluations et les enquêtes préliminaires. L’évaluation ne traitait pas du registre ni des fonctions d’éducation et de sensibilisation du CAL.

Validité des méthodes d’évaluation

Du point de vue de l’évaluation, les méthodes utilisées sont suffisantes pour assurer un niveau élevé de confiance quant à l’exactitude des constatations et des conclusions selon les paramètres d’établissement de la portée.

Fonction de conformité du CAL - Contexte opérationnel

Principales activités de conformité du CAL

Caractéristiques importantes des travaux

• La complexité d'un cas reste inconnue jusqu'à ce que l'enquêteur commence ses recherches. Certains cas sont simples, et d'autres sont complexes. Les cas sont triés au début du processus de traitement.
• Les travaux sont notamment fondés sur les connaissances ainsi que sur l’expérience, l’expertise et les analyses.Les étapes des travaux ne sont pas mécaniques, mais plutôt fondées sur les compétences.
• Des conseils juridiques et stratégiques sont fournis en collaboration dans le cadre du processus.
• Des retards inhérents pourraient avoir lieu si les intervenants ne fournissent pas les renseignements demandés. Le CAL ne peut pas toujours contrôler le calendrier.
• Les travaux sont réalisés en privé.
• Nombre de dossiers: En 2022-2023, 27 dossiers ont été fermés pendant la phase d’évaluation préliminaire, et 3 enquêtes ont été menées. Ce nombre est typique de la Direction de la conformité.
• En 2022-2023, 30&nbps;681 rapports de communication mensuels ont été déposés.
• La Direction réalise des évaluations de la conformité lorsque des enregistrements et des rapports de communication sont déposés en retard. En 2022-2023, 44 lobbyistes ont fait l’objet d’un contrôle de la conformité.
• En 2022-2023, la Direction de la conformité a traité huit demandes d’exemption à la restriction de cinq ans quant au lobbying déposées par d’anciens titulaires d’une charge publique.
• Les dossiers sont ouverts en fonction des renvois externes et de la surveillance interne proactive. La Direction prévoit augmenter son nombre d’activités de surveillance proactive.
• Un modèle de matrice de priorité est appliqué pour faciliter la définition du niveau de priorité des fichiers.
• Les travaux sont réalisés par une équipe composée de sept employés et dirigée par le directeur de la Direction de la conformité (trois enquêteurs principaux, trois enquêteurs et un agent de réception).
• Dans le cadre des points de contrôle du processus, le directeur et le commissaire doivent approuver les travaux. Des consultations officielles et informelles sont souvent prévues pour discuter des dossiers à l’interne.
• Compte tenu de la petite taille de l’organisation (composée du CAL et de la fonction de conformité), la collégialité et les relations interpersonnelles sont des facteurs importants.
• L’organisation a adopté un modèle de travail hybride(après la pandémie).
• Une plateforme technologique complexe n’est pas utile ni nécessaire pour les activités de conformité. Le système de gestion des cas en place continuera d’être amélioré.

Première constatation: La situation actuelle en matière de dotation nuit à l’efficience et à la rapidité de la fonction de conformité.

Les problèmes de dotation actuels nuisent à l’efficience et à la rapidité de la fonction de conformité.

• Des six enquêteurs, trois sont actuellement en congé parental.
• Deux des enquêteurs occupent leur poste depuis peu de temps (moins de trois mois) et se familiarisent actuellement avec l’organisation et leur rôle.
• Le recrutement de personnel pour pourvoir des postes de courte durée comporte quelques difficultés (p.ex. attraction et formation des employés). Des activités de recrutement sont en cours.

Cette situation ralentit le traitement des dossiers, puisque:

• le nombre d’enquêteurs affectés à la charge de travail est moins élevé;
• les personnes les plus compétentes ont moins de temps à consacrer aux travaux, car elles doivent aider les nouveaux employés. Cette répartition du temps, bien que nécessaire, nuit à la rapidité de traitement des dossiers.

De plus, la fonction de conformité a du mal à consacrer des efforts à la surveillance proactive de la conformité.

Conclusion sur la première constatation:

L’efficience et la rapidité de la fonction de conformité seraient meilleures si tous les employés étaient présents.

Deuxième constatation: Les mesures nécessaires ont été prises pour optimiser l’efficience de la fonction de conformité.

Il est difficile de mesurer objectivement l’efficience des activités d’analyse fondées sur les connaissances.

Cependant, les nombreux éléments mis au point au cours des dernières années aideront à faire en sorte que les processus de la fonction de conformité soient définis, compris, cohérents et reproductibles.

Diverses mesures ont été prises en vue d’obtenir ce résultat. À titre d’exemple:

• un organigramme des processus (pour les définir);
• des gabarits (pour assurer la normalisation et fournir des directives);
• un processus d’intégration (pour fournir des directives et assurer la cohérence);
• les formations polyvalentes offertes aux employés (pour qu’ils puissent exécuter des tâches variées liées à la conformité);
• une matrice de décision (pour orienter la priorisation des dossiers);
• des demandes d’exemption (qui doivent respecter les normes de service);
• l’adoption des évaluations préliminaires (pour évaluer le besoin de faire enquête);
• les formations destinées aux enquêteurs.

Toutes ces mesures favorisent l’efficience. De plus, la Direction de la conformité reconnaît qu’une amélioration continue sera nécessaire.

D’autres mesures permettront d’améliorer l’efficience et la rapidité de la fonction de conformité. Voici quelques exemples:

• Une approche attestée pour le processus a été adoptée et présentée aux personnes concernées. Il s’agit d’un point de référence pour les processus.
• L’approche attestée porte notamment sur l’équité procédurale, et il est considéré que le processus atteint cet objectif.
• L’organisation est considérée comme un environnement collaboratif et professionnel. Selon les personnes interrogées, les travaux sont importants. Il semble que l’on accepte de discuter des nouvelles idées et des nouveaux changements.
• Des réunions internes et des conversations informelles entre les employés ont lieu régulièrement pour discuter des dossiers et transmettre des connaissances.
• Il est reconnu que les employés de la fonction de conformité, en tant que petit groupe de professionnels, doivent collaborer et coopérer.
• Compte tenu du nombre habituel de dossiers, d’enquêtes et d’autres activités, l’effectif de la fonction de conformité semble être suffisant.
• Le nouveau directeur de la Direction de la conformité comprend le contexte et le contenu de son rôle, dont l’objectif est d’appuyer tous les aspects des processus.
• Les outils technologiques sont jugés suffisants et sont en cours d’amélioration (le sujet sera abordé plus tard).

Conclusions sur la deuxième constatation:

Les constatations suggèrent que les processus et la culture de la fonction de conformité du CAL favorisent son efficience et sa rapidité. Des mesures ont été prises pour veiller à ce que les processus soient définis, compris, cohérents et reproductibles. Elles offrent une fondation solide dont la fonction peut tirer parti.

La capacité de la fonction semble être suffisante pour que les employés exercent les activités normales à un rythme stable.

Autres facteurs pertinents

Les études d’évaluation sont rétrospectives. Cependant, quelques activités prévues de la fonction de conformité sont dignes de mention, puisqu’elles permettront probablement d’améliorer les processus et d’en maximiser l’efficience.

• Parmi les changements qui devraient être apportés au système de gestion des cas du CAL, mentionnons la création de champs obligatoires qui visent à améliorer la discipline des processus et la qualité des données. Ces démarches permettront d’améliorer l’efficience et l’intégrité des processus.
• L’ajout de champs obligatoires au système de gestion des cas servira à officialiser les points de contrôle provisoires, ce qui améliorera la rigueur, la reproductibilité et la surveillance des processus.
• Une base de connaissances des précédents du CAL devrait être créée. Ce type d’outil de référence permettra d’améliorer l’efficience et l’efficacité.

Conclusions générales

L’évaluation de la fonction de conformité a permis de déterminer que l’efficience et la rapidité de la fonction seraient meilleures si tous les employés étaient présents. Des efforts ont été et continuent d’être déployés pour recruter du personnel.

Les constatations de l’évaluation suggèrent que les processus et la culture de la fonction de conformité du CAL favorisent son efficience et sa rapidité. Les éléments mis au point au cours des dernières années aideront à faire en sorte que les processus de la fonction de conformité soient définis, compris, cohérents et reproductibles. Toutes ces mesures favorisent l’efficience.

Enfin, il est probable que les activités prévues d’amélioration continue de la Direction de la conformité aideront à maximiser l’efficience.

Recommandations

Aucune recommandation concernant l’efficience et la rapidité de la Direction de la conformité n’a été formulée à la suite de cette évaluation. Compte tenu des éléments mis au point au cours des dernières années et des améliorations prévues, la Direction semble disposer des processus, des procédures, des directives et des outils nécessaires pour exercer ses activités efficacement et rapidement, du moins lorsque tous ses employés sont présents.